Videoconferencia

Desde CSIRC se viene ofreciendo a la comunidad universitaria un servicio de videoconferencia profesional colaborativa denominado SALVE (basado actualmente en Zoom) a través de su página web que ofrece 13 salas de reunión (mas otras 15 adicionales para el periodo COVID19). Este número, sin embargo, resulta muy limitado para la demanda actual originada por el incremento de actividad online durante este periodo extraordinario originado por el COVID19. Por ello, recomendamos que su uso se destine preferentemente a reuniones de órganos colegiados de elevado número de asistentes.

Se dispone, sin embargo, de un número ilimitado de sesiones con la herramienta Google Meet y la posibilidad de utilizar la herramienta JITSI de Software Libre, junto un número muy limitado de licencias Adobe Connect (tres salas). Os describimos a continuación las características de estas alternativas, junto con otros recursos diseñados para que podáis elegir aquella que os resulte de más utilidad según el tipo de actividad que se desee realizar.

Para la celebración de reuniones de trabajo hemos hecho una selección de herramientas, con el fin de que podáis seleccionar la más adecuada según las necesidades que se presenten. Os proponemos cuatro alternativas diferentes, de forma que se pueden utilizar para dos escenarios diferenciados: 

  1. Reuniones con un número reducido de personas. Os proponemos dos alternativas: Meet de Google o JITSI. Ambas son muy sencillas de utilizar. JITSI es software libre y eso es un incentivo. Su funcionalidad es un poco mejor que la de Meet. Pero Meet es más sencilla y dispone de la infraestructura de Google. Os recomendamos elegir una de forma habitual pero aprender la otra porque es posible que la red de la que usáis se sature eventualmente y tengáis que cambiar a la otra. En caso de necesitar grabar la sesión debéis usar Meet (ver instrucciones para grabación de reuniones más abajo).
  2. Reuniones con un número amplio de personas. Este caso es el habitual en reuniones de órganos colegiados, como juntas de centro, consejo de gobierno, consejos de departamento, etc. En este caso os proponemos el uso del servicio SALVE (basado actualmente en Zoom)  o Adobe Connect. CSIRC dispone de 13 salas para el servicio SALVE (con otras 15 adicionales durante el periodo COVID19), mientras que CEPRUD dispone de 3 salas de Adobe Connect. Os recomendamos el uso de aquella herramienta que mejor se ajuste a vuestras necesidades. SALVE (basado en Zoom) es más sencillo de utilizar, pero Adobe permite algunas funcionalidades extra, tal y como os contamos a continuación. Estas soluciones exigen tener que reservar una sala (las instrucciones están más abajo), pero la calidad será mejor que la de Meet o JITSI, además de que estas herramientas proporcionan mecanismos para moderar la reunión (pedir permiso para hablar, silenciar a asistentes, otorgar ciertos permisos diferenciados por roles, etc.). 

En esta tabla podéis ver una comparativa de las cuatro herramientas: 

Comparativa sistemas videoconferencia

Algunas notas importantes a tener en cuenta sobre estas herramientas son: 

  • Reutilización de salas. Meet, JITSI y Adobe permiten reutilizar los enlaces que identifican a las salas para futuras reuniones. SALVE precisa nuevos enlaces para nuevas reuniones. 
  • Reserva de salas. Ver abajo en los manuales cómo realizar las reservas de las salas en el caso de Adobe Connect y SALVE. 

Con carácter general, se recomienda para la grabación de las sesiones de videoconferencia el uso de Google Meet. También se recomienda el uso de SALVE, teniendo en cuenta lo dispuesto en la primera medida de Instrucción aplicación de normativa de protección de datos en el uso de las herramientas digitales. En ambos casos su almacenamiento se hará en Google Drive.

Más información en el Instrucción aplicación de normativa de protección de datos en el uso de las herramientas digitales.

La grabación de las sesiones por videoconferencia de órganos colegiados podrá realizarse según lo que disponga su reglamento o lo que acuerde dicho órgano, dadas las circunstancias extraordinarias. Y sólo se permitirá la reproducción del material grabado pero no la descarga del mismo.

Se deberá informar de la grabación a los miembros del órgano al inicio de la misma, leyendo el siguiente texto:

"La sesión va a ser grabada con el objeto de facilitar a sus miembros o personas con un interés legítimo debidamente acreditado, con posterioridad, el conocimiento del contenido de la misma. Se recomienda a los asistentes que no sean miembros del órgano que desactiven e inhabiliten la cámara de su dispositivo si no desean ser visualizados por el resto de los participantes. Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado, por parte de los miembros del órgano a título individual o por cualquiera de las personas invitadas. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales. De lo que queda debidamente informado".

Para la grabación de las sesiones por videoconferencia de otro tipo de reuniones, distintas a una clase, sesión de evaluación o reunión de órgano colegiado, será obligatorio cumplir con las siguientes directrices:

  • Sólo se permitirá la reproducción del material grabado pero no la descarga del mismo.

  • Se iniciará la grabación y se leerá el siguiente texto: “Se informa a los participantes de lo siguiente: La sesión va a ser grabada con el objeto de facilitar a los participantes, con posterioridad, el contenido de la sesión.Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales.​​​​​​​Si no hay oposición expresa, se entiende que el consentimiento de todos los asistentes es inequívoco.​​​​​​​En caso de que algún asistente se oponga a la grabación deberá silenciar el micro y apagar la cámara, pudiendo interactuar a través del chat”.

El uso de cualquier otra herramienta está condicionado al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos por parte de los licenciatarios de la misma, siendo aconsejables proveedores externos con certificación de conformidad con el ENS.

Tenéis aquí unos tutoriales sobre cómo hacer todo esto desde ordenador o móviles/tabletas en los siguientes documentos: 

meet logo      Google Meet  (recomendado para reuniones reducidas)
 
jitsi_logo JITSI (recomendado para reuniones reducidas)
 
zoom logo SALVE (Basado en Zoom) (recomendado para reuniones de órganos colegiados)
 
adobe connect logo Adobe Connect
 

 

Como apoyo y complemento a los servicios para el teletrabajo, ya existentes en el CSIRC, se ofrece una mejora del Servicio de "Audio" Conferencias en la Universidad de Granada.

Hasta ahora, el Servicio de "Audio" Conferencias requería de la reserva previa de una sala con una antelación mínima de 24 horas, dispone de más información en el siguiente enlace: http://sl.ugr.es/AudioConf

Ahora, se ha implementado una asignación dinámica de salas para también poder utilizar el Servicio bajo demanda en el mismo instante, sin reserva previa. Para usarlo hay que llamar a la extensión 29999 mediante teléfonos corporativos (fijo, móvil, software) y una locución le indicará los pasos a seguir.

No obstante, se resume el funcionamiento del Servicio en unas pocas líneas:

  • Una sala de "Audio" Conferencia es un lugar dónde podrán reunirse para hablar, con una simple llamada telefónica, tantos asistentes como deseen. Y se identifica por un código o número de sala.

  • Se puede entrar a una sala ya existente marcando los 3 dígitos de la misma, o simplemente marcando # para que se le asigne una sala libre automáticamente. Los códigos de las salas tienen 3 dígitos y se asignan de manera aleatoria entre 100 y 999.

  • Seguidamente deberá introducir el código pin de la sala, que constará de 4 dígitos seguidos de #. Si ha sido invitado a la sala deberá conocerlo previamente y si es el primer usuario de la misma, usted fijará el pin al marcarlo por primera vez, seguido de #. Por lo que es necesario que la persona que abra o inicie una sala comunique a sus interlocutores el número de esta y el pin fijado.

  • Al ser salas dinámicas, en cuanto no haya usuarios dentro de la sala, se dará por acabada la "Audio" Conferencia, la sala quedará vacía y disponible para ser asignada al siguiente usuario que requiera una sala libre.

Más información:

    Área de Servicios Telemáticos | @email
    Centro de Servicios de Informática
    Universidad de Granada