Instrucción aplicación de normativa de protección de datos en el uso de las herramientas digitales

Título completo: Instrucción de la Secretaria General de 20 de abril de 2020, para la aplicación de la normativa de protección de datos en el uso de las herramientas digitales.

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El 14 de marzo de 2020 fue declarado el estado de alarma en todo el territorio nacional, por el Real Decreto 463/2020, como consecuencia de la pandemia internacional causada por el COVID-19. Como consecuencia de esta declaración, el Gobierno acordó unas medidas de contención en el ámbito educativo y de la formación, consistentes, de un lado, en la suspensión de la actividad educativa presencial en todos los centros y etapas, ciclos, grados, cursos y niveles de enseñanza, incluida la enseñanza universitaria; y, de otro lado, en el mantenimiento de la actividad educativa a través de las modalidades a distancia y “on line” (art. 9 RD 463/2020). Por sucesivos Reales Decretos, el estado de alarma ha sido prorrogado hasta el 26 de abril de 2020 y no se descartan futuras prórrogas.

La prórroga del estado de alarma ha llevado al Acuerdo de los Rectores y Rectoras de AUPA y el Consejero de Economía, Conocimiento Empresas y Universidades de la Junta de Andalucía de 2 de abril de 2020, por el que se establece el mantenimiento de la docencia no presencial durante lo que resta del curso 2019-2020, que se extiende también a los modos de evaluación, si el estado de alarma se prolongara hasta el período de evaluación final. Ello ha llevado a la elaboración de un Plan de Contingencia en el que se concreta el modo de proceder en el desarrollo de la docencia no presencial y, en su caso, de la evaluación no presencial.

La ejecución de este Plan de Contingencia, de carácter extraordinario y temporal, exige en algunos aspectos concretos, la suspensión de la norma de aplicación en ciertos casos, aplicándose lo dispuesto en este plan o de la forma en que se establezca, o, en otras ocasiones, una interpretación flexible de la norma; en este sentido, el Plan dejará de tener efectos en el momento en el que se levante el estado de alarma y se permita continuar con la actividad docente de modo presencial.

En este contexto, la Universidad de Granada, para dar cumplimiento al servicio público de la educación superior, ha debido adaptar la función docente a una modalidad no presencial y a poner a disposición de la comunidad universitaria las herramientas digitales más adecuadas a tal efecto.

El uso de estas herramientas digitales implica el tratamiento de los datos personales y la Universidad de Granada, como responsable del tratamiento de estos datos, debe garantizar la seguridad del tratamiento de la información de manera que se cumpla con los principios establecidos en el Reglamento Europeo de Protección de Datos. El uso de herramientas no previstas en esta Instrucción, que no cumplan con los requisitos de seguridad recomendados puede conllevar riesgos de seguridad y/o incumplimiento de la normativa de protección de datos.

La presente instrucción se dicta en el marco de excepcionalidad que se deriva de la declaración del estado de alarma, por lo que no deriva de una planificación previa, sino del plan de contingencia; de modo que estas circunstancias de urgencia nos llevan a adoptar una decisión general de autorización de uso de algunas herramientas digitales necesarias y muy útiles para el cumplimiento de las obligaciones docentes de modo no presencial. Lo que no obsta a que paralelamente se avance en mejorar los mecanismos de seguridad de la información y tratamiento de los datos personales, a los efectos de compatibilizar los procedimientos y herramientas digitales con la normativa en materia de protección de datos.

En su virtud, se establecen las siguientes medidas:

Primera.

El uso de las distintas herramientas puestas a disposición de la Comunidad universitaria para el desarrollo de las sesiones docentes o reuniones de trabajo, implica el tratamiento de datos personales. Las herramientas son las siguientes:

• G-Suite: El tratamiento de datos personales realizado por Google como encargado del tratamiento o por las empresas a las que Google transfiera los datos para su posterior tratamiento, está amparado por el Escudo de Privacidad EEUU-UE del que goza Google, así como también dispone de la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Los miembros de la comunidad universitaria deberán acceder a los servicios G-Suite a través de su cuenta @go.ugr.es.

• Adobe Connect: Goza también del Escudo de Privacidad y certificación ENS.

• SALVE (actualmente basado en Zoom): Zoom goza también del Escudo de Privacidad. Su uso se recomienda siempre y cuando no se manejen datos sensibles, conforme a lo dispuesto en el artículo 9.2 del Reglamento General de Protección de Datos y el artículo 9 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Se reserva su uso preferentemente para reuniones de órganos colegiados y otras reuniones de trabajo, distintas de clases o sesiones de evaluación.

• JITSI: Herramienta de Software Libre para la que se permite el acceso al servicio ubicado en https://meet.jit.si, dado que este servicio se oferta por parte de la empresa 8x8 INC, que goza del Escudo de Privacidad EEUU-UE.

El conjunto de herramientas puestas a disposición de la comunidad universitaria puede variar a lo largo de este periodo de excepcionalidad, lo que será informado a través de la web covid19.ugr.es.

Segunda.

Estas herramientas deberán ser utilizadas conforme a la forma y las recomendaciones establecidas desde la Delegación de la Rectora para la Universidad Digital.

Tercera.

Grabación de las sesiones por videoconferencia.

Con carácter general, se recomienda para la grabación de las sesiones de videoconferencia el uso de Google Meet. También se recomienda el uso de SALVE, teniendo en cuenta lo dispuesto en la primera medida. En ambos casos su almacenamiento se hará en Google Drive.

1. Para la grabación de una clase por videoconferencia a la que asistan estudiantes, será obligatorio cumplir con las siguientes directrices:

• En ningún caso, los estudiantes distribuirán a terceros los enlaces para acceder a la reunión.

• Solo se permite la reproducción del material grabado; no se permite la descarga del mismo.

• Al inicio de la grabación se deberá dar lectura del siguiente texto, informando a los estudiantes de las condiciones en las que se produce esa grabación:
  
  “Se informa de las condiciones de uso de la aplicación de videoconferencia que a continuación se va a utilizar:
  
  - La sesión va a ser grabada con el objeto de facilitar al estudiantado, con posterioridad, el contenido de la sesión docente.
  
  - Se recomienda a los asistentes que desactiven e inhabiliten la cámara de su dispositivo si no desean ser visualizados por el resto de participantes.
  
  - Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales. 

2. En todo caso, serán objeto de grabación las sesiones de evaluación por videoconferencia, con el fin de garantizar los derechos del estudiante y el deber de conservación, contemplados en la normativa de evaluación y calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada, conforme a lo establecido en la medida cuarta de esta instrucción.

A estos efectos, se cumplirán las siguientes directrices:

• En ningún caso, los estudiantes podrán distribuir a terceros los enlaces para acceder a la reunión.

• Sólo se permitirá la reproducción del material grabado, pero no la descarga del mismo.

• Una vez iniciada la grabación, se dará lectura del siguiente texto informando a los estudiantes de las condiciones en las que se produce esta grabación: “Se informa de las condiciones de uso de la aplicación de videoconferencia que a continuación se va a utilizar:
  
  La sesión va a ser grabada con el objeto de garantizar los derechos de los estudiantes conforme a la normativa de evaluación y calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada, así como para cumplir con el deber de conservación establecido en esta misma normativa.
  
  Deberán estar habilitados tanto el micro como la cámara.
  
  Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales.”

3. La grabación de las sesiones por videoconferencia de órganos colegiados podrá realizarse según lo que disponga su reglamento o lo que acuerde dicho órgano, dadas las circunstancias extraordinarias. Y sólo se permitirá la reproducción del material grabado pero no la descarga del mismo.

Se deberá informar de la grabación a los miembros del órgano al inicio de la misma, leyendo el siguiente texto:

"La sesión va a ser grabada con el objeto de facilitar a sus miembros o personas con un interés legítimo debidamente acreditado, con posterioridad, el conocimiento del contenido de la misma. Se recomienda a los asistentes que no sean miembros del órgano que desactiven e inhabiliten la cámara de su dispositivo si no desean ser visualizados por el resto de los participantes. Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado, por parte de los miembros del órgano a título individual o por cualquiera de las personas invitadas. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales. De lo que queda debidamente informado".

4. Para la grabación de las sesiones por videoconferencia de otro tipo de reuniones, distintas a una clase, sesión de evaluación o reunión de órgano colegiado, será obligatorio cumplir con las siguientes directrices:

• Sólo se permitirá la reproducción del material grabado pero no la descarga del mismo.
• Se iniciará la grabación y se leerá el siguiente texto: “Se informa a los participantes de lo siguiente: La sesión va a ser grabada con el objeto de facilitar a los participantes, con posterioridad, el contenido de la sesión.​​​​​​​Queda prohibida la captación y/o grabación de la sesión, así como su reproducción o difusión, en todo o en parte, sea cual sea el medio o dispositivo utilizado. Cualquier actuación indebida comportará una vulneración de la normativa vigente, pudiendo derivarse las pertinentes responsabilidades legales.​​​​​​​Si no hay oposición expresa, se entiende que el consentimiento de todos los asistentes es inequívoco.​​​​​​​En caso de que algún asistente se oponga a la grabación deberá silenciar el micro y apagar la cámara, pudiendo interactuar a través del chat”.

5. El uso de cualquier otra herramienta está condicionado al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos por parte de los licenciatarios de la misma, siendo aconsejables proveedores externos con certificación de conformidad con el ENS.

Cuarta.

La garantía del adecuado tratamiento de los datos en la evaluación no presencial.

A los efectos de preservar la seguridad de la información y el tratamiento de los datos personales se establecen las siguientes reglas en el desarrollo de la evaluación no presencial:

1. Identificar claramente la autoría de cada una de las actividades y guardar registro de las evidencias de evaluación.

2. Para la evaluación no presencial se utilizará la plataforma institucional PRADO, Google Meet para videoconferencias y Google Drive para almacenamiento de sesiones grabadas y de ficheros de gran tamaño. Los miembros de la comunidad universitaria deberán acceder a los servicios G-Suite a través de su cuenta @go.ugr.es.

3. En caso de producirse deficiencias en el servicio de estas plataformas o cualquier otra circunstancia que así lo aconseje, se autorizará el uso de otras plataformas alternativas.

4. En las pruebas de evaluación realizadas por videoconferencia, los estudiantes deberán acreditar su identidad mediante la exhibición del Documento Nacional de Identidad, o cualquier otro medio válido de identificación admitido por la Universidad de Granada.

5. Las evaluaciones realizadas por videoconferencia deberán ser grabadas, con el fin de garantizar los derechos del estudiante y el deber de conservación, contemplados en la normativa de evaluación y calificación de los estudiantes de la Universidad de Granada.